Administrative Assistant
Jij denkt vooruit, werkt secuur en bent administratief sterk. Jij kunt goed samenwerken, je eigen werk organiseren, bent duidelijk en communicatief vaardig. Herken jij jezelf hierin? Lees dan snel verder!
Het zelfstandig stellen van prioriteiten en het inzicht om je werkzaamheden af te ronden binnen de gestelde deadline zijn competenties die jij uitstekend beheerst. Daarnaast ben jij een echte teamspeler, maar kan jij ook duidelijk je grenzen aangeven.
- Je draagt zorg voor een correcte verwerking van de verschillende urenregistraties binnen de Engineeringsafdelingen;
- Je verwerkt (personele) wijzigingen in de verschillende systemen;
- Je verzorgt vertaalaanvragen vanuit VMI bij een vertaalbureau;
- Je zorgt voor het up-to-date houden van het Asset Management Systeem;
- Je geeft software beveiligingssleutels uit en beheert de administratie hiervan;
- Je houdt diverse mailboxen bij;
- Je vervangt de medewerker Repro (print afdeling) bij afwezigheid en ziekte;
- Je denkt mee met verbetervoorstellen in processen;
- Je notuleert eventueel vergaderingen en zorgt voor tijdige opvolging van actiepunten.
Je komt in een hecht team terecht waarbij samenwerking de boventoon voert. Samen willen we het Secretariaat verder professionaliseren en daarin vragen we ook jou een bijdrage te leveren. Je denkt en praat mee over processen en hoe we die verder kunnen optimaliseren.
Het Secretariaat ondersteunt de afdeling Engineering. Verder heb je regelmatig contact met andere afdelingen zoals HR, Finance, Travel & IT.
Je bent iemand die in staat is om goed samen te werken, je bent flexibel en weet van aanpakken, verder breng je mee:
- MBO+ werk- & denkniveau;
- 40 uur beschikbaar (32 is bespreekbaar);
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift (Duits is een pré);
- Je werkt proactief, zelfstandig, gestructureerd en nauwkeurig;
- Je hebt enige jaren (relevante) werkervaring;
- Je beschikt over initiatiefrijke en sociale vaardigheden;
- Goede kennis van het MS Officepakket met name van Excel.
VMI is wereldwijd een toonaangevende, zeer sterke en betrouwbare speler in de markt. We ontwikkelen en produceren hightech, innovatieve producten. Binnen het bedrijf heerst een informele en prettige werksfeer. Er wordt gewerkt in een omgeving van vertrouwen en je hebt veel vrijheid bij de uitvoering van jouw werk. Door de grootte van het bedrijf zijn er voldoende uitdagingen en goede ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden.
Verder is van belang om te vermelden:
- Naast een prima salaris bieden we een goede balans tussen werk en privé onder andere door een ruime verlofregeling van 40 verlofdagen (bij fulltime dienstverband), mogelijkheden voor thuiswerken en een flexibel werkrooster.
- We hebben een royale overwerk compensatie en vergoedingen bij reizen naar het buitenland.
- Er is een uitstekende winstdelingsregeling.
- Een informele, prettige werksfeer waarin we nauw met elkaar samenwerken.
- Mogelijkheden tot opleidingen, toegang tot de VMI Academy (een online leeromgeving) en interne ontwikkeltrajecten.
- Internationale mogelijkheden door onze vestigingen en klanten wereldwijd.
- VMI heeft een vitaliteitsprogramma waarbinnen diverse activiteiten worden georganiseerd.
- Ben je sportief? Bij VMI kun je je energie kwijt bij verschillende sportevenementen, vaak gekoppeld aan de sponsoring van een goed doel.
Ben je geïnteresseerd in deze vacature? Solliciteer dan direct via de sollicitatiebutton bovenaan deze pagina. Voor meer informatie kun je contact opnemen met Lisanne Ripperda van de afdeling HR via telefoonnummer 06-47575681
Een screeningsonderzoek maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure
Sollicitatieprocedure
Stap 1: “Beoordeling van je sollicitatie”
Zodra we jouw sollicitatie ontvangen, gaan we deze zorgvuldig beoordelen. Indien nodig nemen we telefonisch contact met je op voor verdere informatie.
Stap 2: “Gespreksproces”
Je wordt uitgenodigd voor een gesprek op locatie waarin we graag nader kennis met je maken. (afhankelijk van de situatie kan dit ook via Teams worden georganiseerd)
Na een succesvol eerste gesprek volgt vaak een tweede gesprek, waarbij je een collega van de afdeling ontmoet. Indien gewenst, is een derde gesprek of een dagdeel meekijken op de afdeling ook mogelijk.
Stap 3 “Aanbod & screening”
Wanneer onze ambities overeenkomen en we een wederzijdse match zien, ontvang je van ons een arbeidsvoorwaardelijk voorstel.
Bij akkoord van dit voorstel wordt afhankelijk van de functie een screening opgestart. (meer informatie hierover ontvang je van de Recruiter)
Stap 4: “Welkom bij VMI”
Gefeliciteerd, je hebt het aanbod geaccepteerd en wordt onderdeel van VMI!
Op je eerste dag start je met een introductie en afhankelijk van je functie een onboarding programma.
